ActaLibra
Nieuwjaarswerken en controles 2011 - 2012

U dient ervoor te zorgen dat de volgnummers die worden gehanteerd vanaf 1 januari 2012 het juiste jaarnummer bevatten. Verderop wordt uitgelegd op welke wijze u de volgnummering voor ActaLibra in het algemeen en de boekhouding in het bijzonder moet aanpassen.

· U mag al beginnen boeken in 2012, ook als u boekjaar 2011 nog niet heeft afgesloten.

· Vooraleer het boekjaar 2011 af te sluiten, dient u zeker de kwartaalafsluiting voor het vierde kwartaal van 2011 te hebben uitgevoerd. Zowel de kwartaalafsluiting als de jaarafsluiting vindt u terug in het menu “periodieke bewerkingen” van de module Boekhouding.

2. Verder in dit document

· Verderop vindt u een overzicht van de jaarlijkse aanpassingen (zoals volgnummers) die u dient aan te brengen in ActaLibra, vooraleer u de eerste dossiers of de eerste boekingen voor 2011 opmaakt.

· Dan volgen de specifieke wijzigingen voor 2012 die u dient aan te brengen om ActaLibra correct te gebruiken vanaf 1 januari 2012.

· Tot slot worden de gekende boekhoudcontroles ook in dit document vermeld. Zoals bij elke afsluiting dienen deze controles eerst te worden uitgevoerd.

· Achteraan vindt u nog informatie betreffende de definitieve afsluiting van een boekjaar in ActaLibra.

3. De jaarlijkse aanpassingen - Dossierbeheer

3.1. Instellen van de volgnummers

Vele volgnummers (zoals dossiernummers, het repertoriumnummer, boekstuknummers voor de verschillende dagboeken, ...) worden gevormd door een jaarnummer en een volgnummer binnen het jaar.

Om het volledige volgnummer niet te lang te maken (meestal 7 cijfers) wordt het jaarnummer in de volgnummers ingekort tot 3 cijfers. Als voor 2011 het jaarnummer 211 was, dan wordt voor 2012 het jaarnummer 212 (we laten de eerste nul van 2012 wegvallen).

Werkt u niet met deze ingekorte jaarnummers, dan is het jaarnummer uiteraard gewoon het jaartal zelf (2011, 2012, ...).

Dit jaarnummer wordt gevolgd door een volgnummer binnen het jaar, meestal van 4 cijfers. Voor 2012 wordt de nieuwe nummering dan 2120001, 2120002, ... (igv verkorte jaarnummers), of 20120001, 20120002, ... (indien u werkt met jaarnummers van 4 cijfers).

Vooraleer u aan de slag gaat in het nieuwe jaar, dient u de volgnummering voor dossiernummers, archiefnummers en repertoriumnummers bij te stellen. Open het venster “Basisgegevens à Instellingen à Volgnummers”. (U kunt dit enkel indien u als systeembeheerder staat aangeduid, zie ook ActaLibra 3.7 Release Notes)

Hier kunt u de eerstvolgend voor te stellen nummers instellen.

Handeling 1 : Eerstvolgend dossiernummer

Opgelet : Indien de dossiers in uw kantoor een dossiercode (of volgnummer) toegekend krijgen die begint met het nummer van een persoon (cliënt), dan hoeft u dit eerstvolgende dossiernummer niet in te stellen (tenzij u TOCH soms dossiers aanmaakt, niet vertrekkend van de persoonfiche).

Wie met een doorlopende dossiernummering werkt, doet het volgende:

Vervang ‘211xxxx’ door ‘2120001’ (igv lengte van de dossiernummers = 7) of ‘2011xxxx’ door ‘20120001’ (igv lengte van de dossiernummers = 8)

Let op : De eerder gebruikte lengte van dossiercodes niet veranderen !

In sommige kantoren nummert men de dossiers overheen de jaren met een doorlopend nummer, weliswaar voorafgegaan door een cijferdeel dat het jaar aanduidt. Dan dient u enkel het jaartal-deel van het eerstvolgende nummer aan te passen (211xxxxx wordt 212xxxxx ; of 2011xxxxx wordt 2012xxxxx).

Handeling 2 : Eerstvolgend archiefnummer

Indien u het archiefnummer momenteel niet gebruikt, of u gebruikt hiervoor een nummering zonder jaarnummer, dient u dit volgnummer niet aan te passen. Anders volgt u dezelfde procedure als voor het dossiernummer.

Handeling 3 : Eerstvolgend repertoriumnummer

Indien u de repertoriumnummers manueel bijhoudt, of het repertoriumnummer wordt doorlopend genummerd (zonder jaarnummer) dient u ook dit volgnummer niet aan te passen. Anders volgt u dezelfde procedure als voor het dossiernummer.

Merk op : Wanneer U de module ActaLibra Repertorium gebruikt, heeft dit eerstvolgend repertoriumnummer hier geen belang, en hoeft u dit NIET aan te passen.

3.2. Tekstblok met jaartalvermelding

Voor een correcte vermelding (door de Merge) van het jaartal bovenaan de aktes, dient u het tekstblok “A_JAARTAL” bij te werken.

Module Studie à menu (Ctrl+M) à menu Documentenbeheer à Mergesysteem à Tekstblokken.

Start de zoeker (Ctrl+F of ) en zoek, via het veld ‘Tekstblok-naam’ begint met “A_JAARTAL” (Indien deze tekstblok bij u niet voorkomt, valt er niets aan te passen).

Handeling 4 :

1. Pas in de tekst (onder ‘Blokdefinitie’) het jaartal aan (Nederlands en Frans) en

2. bewaar met F9 of ü.

3.3. Ingave feest –en verlofdagen

De taakplanning in ActaLibra houdt rekening met feest –en verlofdagen. Zo zal het planningsysteem geen data voorstellen op deze dagen. Dit betekent dat u jaarlijks deze feest-en verlofdagen dient in te brengen in ActaLibra Studie.

Handeling 5 :

1. Open het venster “Feestdagen en verlof” (menu Basisgegevens à Feestdagen en verlof)
in de module Studie.

2. Typ 2012 in plaats van 2011 in het veld “Jaar” en klik op de groene pijl.

3. Vul de feestdagen en verlofdagen specifiek voor uw kantoor in. Hierbij maakt u gebruik van de klassieke F7-toets.

4. Geef een “Datum” en “Omschrijving” en duidt in het veld “Gelukkige(n)” aan op wie de feest –of verlofdag van toepassing zal zijn (een individuele werknemer of het ganse kantoor)

5. Bewaar telkens met de toets F9 of de knop ü.

6. Herhaal deze werkwijze voor elke verlofdag.

4. De jaarlijkse aanpassingen - Boekhouding

Merk op dat er zonder enige vorm van jaarafsluiting al kan geboekt worden in een volgend boekjaar. De boekingsdatum die u hanteert dient wel binnen een bestaande periode te vallen.

4.1. Periode(s) voor 2012 toevoegen

Periodes kunnen worden toegevoegd in de module boekhouding via het menu Basisgegevens à Boekhouding à Periodes.

Handeling 6 :

1. Open het venster “Periodes” (menu Basisgegevens à Boekhouding à Periodes) (De laatste periode staat automatisch geselecteerd).

2. Gebruik de pijltjestoets omlaag (op uw klavier). Een volgende periode wordt automatisch voorgesteld.

3. Bewaar met de toets F9 of de knop ü..

Merk op : Indien uw boekjaar niet gelijk loopt met uw kalenderjaar (niet gelijk aan 01/01 tot 31/12) dan wijzigt u het boekjaar bij de creatie van de periodes in de kolom “Boekjaar”, voor u begint te boeken. Dit betekent dat u 2012 wijzigt in 2011 voor die periodes die behoren tot het boekjaar 2011.

Tip : Indien u in de loop van januari 2012 nog meerdere boekingen wenst in te brengen voor december 2011, dan kunt u beter tijdelijk de periode 201201 blokkeren (menu “Basisgegevens à Boekhouding à Periodes”), zonder daarbij de voorgaande periodes te blokkeren. Zo voorkomt u dat er per ongeluk in de verkeerde periode wordt geboekt.

Op het ogenblik dat u de boekingen voor januari 2012 wenst aan te vatten, plaatst u de periode 201201 terug op ‘Open’ of ‘Huidig’.

4.2. Dagboeken en boekstuknummers

Elk boekstuk heeft een oplopend boekstuknummer binnen een dagboek.

In bepaalde dagboeken worden boekingen handmatig ingevoerd (zoals financiële dagboeken voor uw bankrekeningen).

In andere dagboeken komen de boekingen automatisch terecht (zoals boekingen in het cliëntendagboek “AKTE” worden automatisch geboekt bij het doorboeken van aktekostenbladen. Ook boekingen in dagboeken externe administraties – zoals het registratiedagboek – of rubriektransfers geven aanleiding tot automatisch geboekte diversenboekingen of automatisch geboekte uitgaande cheques.)

Voor elk van deze twee soorten, wordt een verschillende werkwijze gevolgd om de boekstuknummers aan te passen voor het nieuwe jaar.

4.2.1. Dagboeken voor handmatig geboekte boekstukken

Bij handmatig te boeken boekstukken (zoals bankuittreksels), wordt door het programma voor elk nieuw boekstuk automatisch een volgend boekstuknummer voorgesteld.

Handeling 7 :

1. Voor het eerste boekstuk van 2012 dient u het voorgestelde Stuknr handmatig aan te passen. Nummer 211xxxx verandert u in 2120001 (indien u boekstuknummers van 7 cijfers hanteert) of 2011xxxx verandert u in 20120001 (indien u boekstuknummers van 8 cijfers hanteert).

2. Antwoord “Ja” op de getoonde waarschuwing.

Opgelet : Zorg er voor dat u steeds het zelfde aantal cijfers voor dit boekstuknummer behoudt !

4.2.2. Dagboeken voor automatische boekingen

Voor dagboeken waarin automatisch wordt geboekt (zoals het cliëntendagboek “AKTE”, bepaalde diversendagboeken (zoals “DIVRUB” en “DIVADM”), en mogelijks ook alle chequedagboeken), dient het laatst gebruikte boekstuknummer aangepast te worden vooraleer u de eerste boeking voor 2012 invoert.

Handeling 8 :

1. Open het venster “Dagboeken” (Via het menu “Basisgegevens à Boekhouding à Dagboeken”)

2. Terwijl u alle dagboeken overloopt (met behulp van F3/F4 of de knoppen “Vorige/Volgende”) past u het veld “Laatste boekstuk Huidig jaar” aan, en bewaar met de toets F9 of de knop ü.

Indien u boekstuknummers van 7 cijfers hanteert, vult u hier 2120000 in. Werkt u met boekstuknummers van 8 cijfers, dan vult u 20120000 in (Merk op dat hier een NUL achteraan staat; geen één).
Vergeet deze aanpassing niet door te voeren (in alle cliëntendagboeken) vóór u het eerste aktekostenblad van 2012 doorboekt.

Van de financiële dagboeken waarvoor u gebruik maakt van banklijsten, kan u via dit zelfde venster het volgnummer van de Laatste Banklijst instellen (tabblad “Financieel”).

Merk op:

Indien er GEEN jaar-prefix (211…,212…) wordt vermeld,
pas dan de nummering van de banklijsten NIET aan!

Handeling 9 :

1. Open het zelfde venster als in handeling 7.

2. Voor elk financieel dagboek waarbij u ook met banklijsten werkt, klikt u het tabblad “Financieel” aan.

3. Pas het veld “volgnummer van de Laatste Banklijst” aan, en bewaar met de toets F9 of de knop ü.

5. Specifieke wijzigingen voor 2012

Via onze klanten (ActaLibra gebruikers) ontvingen we verschillende berichten over gewijzigde schalen en tarieven die in voege treden vanaf 1 januari 2012.

Alle wijzigingen verlopen via een aparte tool (AkbPatch2012) die ook de Btw-gerelateerde wijzigingen voor zijn rekening neemt. Zodra die tool beschikbaar is, krijgt iedereen een e-mail met daarin een installatie-link.

6. Controle van de boekhouding

Hier worden alle controles die u periodiek (liefst 1 keer per kwartaal, voor de afsluiting van het kwartaal) dient uit voeren nog eens beschreven.

6.1. Niet geventileerde boekstukken ventileren

Open het venster “Globale ventilatie” (via het menu “Hulpprogramma’s” van de module boekhouding). Geef als datumselectie 01/01/2011-31/12/2011, en klik op “Herlees”. U mag geen enkel nog te ventileren boekstuk aantreffen. Is dat toch zo, zoek deze niet geventileerde boekstukken via de bijhorende boekingsprogramma’s. Gebruik daar de zoeker (Ctrl+F). Geef als selectieparameter “Geventileerd”, “begint met”, “N”. Kijk na waarom het boekstuk niet geventileerd is. Lege boekstukken mogen verwijderd worden.

6.2. Zijn alle aktekostenbladen volledig geboekt ?

Beheer aktekosten à Aktekostenbladen en berekeningsbladen. Via het zoekveld (Ctrl+F) “Nog te boeken J/N” kunt u alle aktekostenbladen zoeken die al dan niet nog te boeken zijn. Via een bijkomende selectie op “Datum”, “Later dan”,”01/01/2011” krijgt u enkel de aktekostenbladen waarvan de ‘datum verleden’ reeds is ingevuld.

6.3. Zoeken op te betalen erelonen voor tussenkomst ?

Van op de lijst van tussenkomende confrater(s) (tabblad “Tussenkomst” op het aktekostenblad) kunt u gebruik maken van de zoeker (Ctrl+F) om terug te vinden voor welke aktekostenbladen er “Nog te boeken” te betalen erelonen zijn. Geef als selectieparameter “Nog te boeken”, “ begint met”, “J” . Via een bijkomende selectie op “Aktedatum”, “Later dan”,”01/01/2011” krijgt u enkel de aktekostenbladen waarvan de ‘datum verleden’ reeds is ingevuld.

6.4. Controleer op ontbrekende repertoriumnummers

Werkt u met het ActaLibra Repertorium, dan gebruikt u de beter de Controle-functie aldaar.

Werkt u (nog) met een manueel repertorium, ga dan als volgt te werk :

Via menu Beheer aktekosten à Lijst Aktekostenbladen met als selectieparameters:
- “Nog te verlijden” afklikken
- “selectie op aktedatum”, “01/01/2011”, “ 31/12/2011”
- “cliënt vermelden” afklikken
- “subtotalen vermelden” afklikken.
- “Sorteren op” : “repertoriumnummer “
Bij deze sortering wordt gecontroleerd of er ontbrekende repertoriumnummers zijn. Dergelijke gevallen worden met een rode pijl, links van het repertoriumnummer, aangegeven.

6.5. Controle van balans algemene rekeningen

Druk de lijst Balansen en resultaat à Balans algemene rekeningen af voor het af te sluiten boekjaar en controleer o.a. volgende zaken :

a) Stemt het saldo van iedere bankrekening overeen met de eindstand van het laatste uittreksel van het boekjaar 2011
Indien dit niet klopt, werd hoogst waarschijnlijk een uittreksel niet geboekt. Gebruik ter controle de lijst Financieel à Afdruk financiële journalen. U neemt als selectieparameters de betreffende bank, datumselectie 01/01/2011 - 31/12/2011 en zonder detaillijnen. Dan krijgt u alle boekstukken. Kijk na welke boekstuknummers ontbreken.

b) Staat er een bedrag op de rekening “wachtrekening” (rekening 499000) en/of de rekening “geldbewegingen” (rekening 580000)?
Indien er een bedrag op de wachtrekening of op de rekening geldbewegingen staat, gebruik Algemene rekeningen à Historiek algemene rekeningen en probeer het op te lossen.
U kunt manueel afpunten vermijden door gebruik te maken van de module “Afpunten algemene rekeningen” (menu Algemene rekeningen).

c) Staat er een bedrag op de rekening “Geldbewegingen rubrieken” (rekening 580100), gebruik Financieel à Openstaande rubriektransfers.
Selecteer best alle openstaande rubriektransfers. Via deze zoeker krijgt u een overzicht van rubriektransfers die nog niet of slechts gedeeltelijk werden afgepunt in een rubriekuittreksel.

Indien deze transfer ten onrechte openstaat, moet dit gecorrigeerd worden. Maak hiervoor een nieuw uittreksel aan in de betreffende rubriekbank met begin- en eindstand nul. U punt via ‘3. Bijplaatsen of vrijmaken geld rubriek’ de ten onrechte openstaande rubriektransfer af. Vervolgens boekt u via ‘3 Bijplaatsen of vrijmaken geld rubriek’ het tegenovergestelde bedrag terug tegen op dezelfde cliënt, maar dan wel zonder ‘Transfer van of naar een studierekening’.

d) Stemt het saldo van de rekening “Betaalde erelonen confraters” (rekening 613000) overeen met de bedragen op de lijst Leveranciers à Lijst van betaalde erelonen. U neemt als selectieparameters “Betaalde erelonen” en selectiedatum 01/01/2011- 31/12/2011).
Stemt het saldo van de rekening “Ontvangen erelonen confraters” (rekening 705000) overeen met de bedragen op de lijst Cliënten à Lijst van ontvangen erelonen. U neemt als selectieparameters “Ontvangen erelonen” en selectiedatum 01/01/2011- 31/12/2011).

Indien niet, gebruik volgende mogelijkheden voor het opsporen van de fout :
Druk de historiek af van de 2 betreffende rekeningen (Algemene rekeningen à Historiek algemene rekeningen). Controleer de code van het dagboek. Boekingen op deze twee rekeningen die niet via het dagboek ‘ERE-BET’ of ‘ERE-ONTV’ werden geboekt zijn verkeerd. Betaalde erelonen worden als leveranciersfactuur geboekt in het dagboek ‘ERE-BET’ en ontvangen erelonen worden als cliëntfactuur geboekt in het dagboek ‘ERE-ONTV’. Indien dit niet gebeurde, dient u een factuur aan te maken. Vervolgens wordt een compensatieboeking aangemaakt waarin de factuur afgepunt wordt, het tegenovergestelde bedrag boekt u tegen op de rekening waarop het verkeerdelijk werd geboekt.

Controleer of u nog erelonen moet ontvangen. Gebruik hiervoor Cliënten à Lijst van ontvangen erelonen. U neemt als selectieparameters “Ontvangen erelonen” en “enkel openstaande” en selectiedatum 01/01/2002- 31/12/2011).

e) Vergelijk de stand van de rekening “Kas” (rekening 570000) op de afdruk van Balansen en resultaat à Balans algemene rekeningen, met de eindstand van het laatste boekstuk van 2011 van het dagboek “Kas”.
Indien dit niet overeenkomt, wijst dit erop dat u bij het boeken in het dagboek “Kas” een bestaand (nog niet geventileerd) boekstuk hebt gewijzigd terwijl er al een volgend boekstuk bestond, waardoor de beginstand van dat volgend boekstuk niet meer overeenstemt met de eindstand van het aangepaste boekstuk.

Tips:
- Wijzig nooit een boekstuk in het dagboek “Kas” indien er al een volgend boekstuk bestaat.
- Pas nooit de begin- en eindstand aan van de kas. Tenzij u na het vaststellen van de fout, de · beginstand gelijkstelt met uw balans algemene rekeningen

f) Staat er een bedrag op de rekeningen “ontvangen cheques” en/of de rekeningen “uitgeschreven cheques” ? Zo ja, gebruik ter controle de lijst Financieel à Afdruk financiële journalen. U neemt als selectieparameters “Enkel chequedagboeken” en “enkel cheques die nog niet afgepunt werden”

Indien u de ontvangst/betaling van de cheque toch al geboekt had via boekingen kas-bank rechtstreeks op een algemene rekening of een cliënt, moet dit gecorrigeerd worden. Maak hiervoor een compensatieboeking waarin u de cheque afpunt, en vervolgens het tegengestelde bedrag op de eerder gebruikte algemene rekening/cliënt boekt.

g) Op rekening 458700 (“Aangerekend recht op geschriften”) staat het bedrag aan recht op geschriften die u nog verschuldigd bent aan het registratiekantoor. Het saldo op 31/12/2011 moet overeenkomen met het bedrag dat u in januari 2012 betaalt voor het vierde kwartaal van 2011.

Opmerking :De rekening 416700 wordt niet opgenomen in de kwartaalstaat van de nationale kamer. Gebruik de rekening 458700 Aangerekend recht op geschriften om de trimestriële betaling te boeken. Indien u de stortingen toch boekte op de rekening 416700, dient U deze over te boeken naar de rekening 458700.

Indien het saldo op de rekening 458700 niet correct is, gebruik volgende mogelijkheden om eventueel het verschil te vinden:
a. De oorzaak van het verschil kan zijn dat u een akte op een verkeerde datum hebt geboekt.
Probeer eventueel de foutieve boeking op te sporen door de historiek af te drukken van de betreffende 458-rekening. (Algemene rekeningen à Historiek algemene rekeningen) Kijk na of de repertoriumnummers in een logische volgorde op de historiek afgedrukt werden.
b. Via Zoekers à zoekers Aktekostenbladen à Abnormaal ROG bedrag. Deze zoeker geeft een overzicht van akten waarvoor het recht op geschriften ontbreekt of niet correct is. Pas eerst deze aktekostenbladen aan. Dubbelklik op de lijn, pas het bedrag aan en boek het aktekostenblad.
c. Via Zoekers à zoekers Aktekostenbladen à Nog niet afgeboekt in ExtAdm kunt het saldo van uw 4587-rekening controleren. Op het tabblad selectie selecteert u :
- “Boekje”, en in “Vergelijken met” geeft u de code “ROG” van het dagboek recht op geschriften
Selecteer vervolgens het kwartaal dat u controleert (4^e kwartaal 2011 in dit voorbeeld):
- “Akte verleden op”, “Later dan of vallend op”, “01/10/2011”.
- “Akte verleden op”, “Eerder dan of vallend op”, “31/12/2011”.
- Op het tabblad sortering selecteert u op “RepNr”.
Plaats de resultaatlijst in Excel via . In Excel controleert u of er repertoriumnummers ontbreken en vergelijkt u het recht op geschriften met uw repertorium. Als het recht op geschriften ontbreekt of voor het verkeerde bedrag is geboekt, wijzigt en boekt u het aktekostenblad en herbegint u de controle.
U totaliseert u de kolom “Nog door te storten” onderaan via ∑. Dit saldo vergelijkt u met het bedrag dat u betaalt aan het registratiekantoor.
Voor dat u het excel bestand eventueel afdrukt past u de pagina-instelling als volgt aan:
Kies in het excel bestand voor Bestand à Pagina-instelling. Hierbij kiest u voor de optie “Liggend” en verhoogt u het percentage bij “Verkleinen/vergroten tot” naar 100% (standaard 46%).
Klik “OK” om te bevestigen.
Indien u niet werkt met de module ActaLibra Repertorium moet U deze lijst afpunten met uw repertorium.

Eventuele verschillen corrigeert u met de rekening “703000 Aangerekende aktekosten”.

h) Controleer ook de saldi van de rekeningen 4550xx nog te betalen netto lonen, 4551xx nog te betalen vergoedingen zaakvoerder(s), 456xxx provisie te betalen vakantiegeld en 4520xx Ingekohierde verschuldigde belastingen (Algemene rekeningen à Historiek algemene rekeningen). Deze rekeningen worden immers mee opgenomen in de huidige kwartaalstaat.

6.6. Controle van de cliënten

Indien u met dossierboekhouding werkt, kijkt u na of er overboekingen dienen te gebeuren tussen cliënt en dossier.

Print de lijst Balansen en resultaat à Compacte cliëntenbalans af met als selectieparameters totalen cliënten, enkel negatieve - en totalen dossiers, enkel positieve.
Print de lijst Balansen en resultaat à Compacte cliëntenbalans af met als selectieparameters totalen cliënten, enkel positieve - en totalen dossiers, enkel negatieve.

Print de lijst Balansen en resultaat à Cliëntenbalans af.

Kijk na of er cliënten zijn met een groot debetsaldo. Vervolgens controleert u de cliënten met een creditsaldo.

Controleer ieder kwartaal de cliëntenbalans!

Gebruik hiervoor Balansen en resultaat à Toelichtingen bij cliëntsaldi (zie ook ActaLibra 4.21 Documentatie). Geef een toelichting bij de cliëntsaldi.

Indien u met dossierboekhouding werkt, controleer ieder kwartaal de aktekostenbalans!
Print de lijst Balansen en resultaat à Aktekostenbalans af met als selectieparameters ‘Groeperen per repertoriumnummer’ en ‘enkel debet-saldi’.

Print de lijst Balansen en resultaat à Aktekostenbalans af met als selectieparameters ‘Groeperen per repertoriumnummer’ en ‘enkel credit-saldi’.

Ga na of die dossiers nog terecht met een saldo staan.

Spoor eventueel de cliënten of dossiers op waarop nog een saldo staat, terwijl er al een bepaalde tijd niet meer op geboekt werd.
Gebruik hiervoor Zoekers à Zoekers cliëntenboekingen à Slapende cliënten met saldo niet nul.

Zoek op “Laaste boeking”, “eerder dan”, “01/01/2011” (= al een jaar niet meer geboekt).

Gebruik eventueel voor de dossiers Zoekers à Zoekers Dossierboekhouding à Slapende dossiers met saldo niet nul.
Zoek op “Laaste boeking”, “eerder dan”, “01/01/2011” (= al een jaar niet meer geboekt).

6.7. Controleer of er geen cliënten overgerubriceerd zijn

Print de lijst Balansen en resultaat à Compacte cliëntenbalans af met als selectieparameters totalen cliënten, enkel positieve en totalen rubriek, enkel negatieve.

6.8. Controleer de gerubriceerde cliënten

Druk de lijst Cliënten à Overzicht rubrieken per bank (vanaf voorgestelde startdatum tem. 31/12/2011). Kijk na of het saldo per cliënt overeenkomt met het laatste uittreksel van de rubriekrekening. Controleer ook of er cliënten zijn met een debetsaldo

6.9. Bedragen te rubriceren

Bij een controle per kwartaal kijkt u na of er bepaalde bedragen op cliënten moet gerubriceerd worden. Gebruik hiervoor de lijst Cliënten à Te rubriceren bedragen cliënten.

6.10. Zijn alle banklijsten afgepunt?

Indien u voor meerdere banken banklijsten aanmaakt, kunt u via Financieel à Banklijsten zien voor welke dagboeken er nog niet-afgepunte banklijsten zijn.
Gebruik de zoeker op de hoofding van de banklijsten (voor elke bank), en vraag alle banklijsten met “Statuscode” , “Verschillend van”, “V”. Hiermee krijgt u alle niet-afgepunte banklijsten. Indien de hierbij gevonden banklijsten niet meer afgepunt moeten worden (in een bankuittreksel), kunt u ze beter schrappen.

6.11. Zijn alle betaalde aankoopboekingen afgepunt ?

Gebruik hiervoor de lijst Leveranciers à Historiek leveranciers”, en selecteer “Met afpuntinformatie” en “Open posten” (in het selectievak “Soort”). Hiermee krijgt u een overzicht van aankoopboekingen met een nog openstaand bedrag (= nog niet afgepunt).
Via de optie “met afpuntinformatie” wordt onder elke afgepunte factuur aangeduid in welk betalingsboekstuk dat gebeurde. Zo kunt u eenvoudig zien of een openstaande factuur reeds is opgenomen op een niet verwerkte banklijst.

Indien u de betaling van zo’n openstaand bedrag (via boekingen kas-bank) toch al had geboekt middels een rechtstreekse boeking op een rekening (dus zonder de overeenstemmende factuur af te punten), moet dit best worden rechtgezet. Maak hiervoor een compensatieboeking waarin u eerst de factuur (of creditnota) afpunt, en vervolgens het tegengestelde bedrag op de eerder gebruikte algemene rekening boekt.
Indien een openstaande factuur en een openstaande betaling op de leverancier elkaar opheffen, dient u deze beide ook af te punten in een compensatieboekstuk.

Tip:

Indien u enkel de “Open posten” vraagt, zijn de bedragen op deze lijst de openstaande bedragen, en niet de volledige factuurbedragen.

6.12. Controle saldo aangerekende registratierechten en hypotheekrechten

Zoekers à zoekers Aktekostenbladen à “Nog door te boeken werkelijke kosten”

Via deze zoeker vinden we direct alle blokjes (overheen alle kostenbladen) waarin we de werkelijke kosten vergaten door te boeken. M.a.w. er werden wel werkelijke kosten ingeschreven (via expeditie, of via de boekjes voor betalingen aan externe administraties), maar de kosten bleven nog “te boeken” staan in het kostenblad. Die laatste stap moet dus zeker gebeuren om ervoor te zorgen dat de stand van de 458-rekening klopt, en opdat de cliënt op correcte wijze wordt aangerekend.

Bij deze zoeker dient U geen selectieparameters in te geven. Klik “OK”.
De resultaatlijst moet normaal leeg zijn. U mag hier geen enkel aktekostenblad vinden. Indien wel, dan selecteert U het aktekostenblad en boekt U de gemaakte kosten door op de cliënt.

Indien er meerdere aktekostenbladen gevonden werden, dan klikt u telkens bovenaan het kostenblad in het veld met de dossiercode. Met komt U op het volgende aktekostenblad terecht.

Zoekers à zoekers Aktekostenbladen à “Ontbrekende werkelijke kosten”

Het opvolgen van werkelijke kosten houdt in dat voor elke vooraf aangerekende kost (lees Er staat een bedrag Provisie) moet worden aangegeven hoeveel de werkelijke kost (in de kolom Effectief) bedraagt. Indien de werkelijke kost ontbreekt, wordt dit duidelijk in het aktekostenblad aangegeven via een “(?)”.

De zoeker “Ontbrekende werkelijke kosten” geeft u direct alle blokjes waarin de werkelijke kost nog moet worden geboekt. Het is uiteraard mogelijk dat de stukken nog niet werden verzonden/ontvangen en dat u de werkelijke kost nog niet kent. In die gevallen is het “(?)” correct en dient u niets te corrigeren.

U kan hierbij best per boekje tewerk gaan. Werk daarom in deze zoeker met een selectie op Boekje.

Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: http://actalibra.g-net.be/upgrade/Nieuwjaarswerken_en_controles_2010_bestanden/image046.jpg

In het zoekresultaat worden de bedragen weergegeven zoals we ze ook in de kostenbladen terugvinden.

Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: Beschrijving: http://actalibra.g-net.be/upgrade/Nieuwjaarswerken_en_controles_2010_bestanden/image047.jpg

De kolom Effectief geeft hier nu ook de ontbrekende bedragen aan m.b.v. een “(?)”.

In de kolom “Nog door te storten” geven we (enkel per subtotaal) aan welk bedrag provisie reeds werd geboekt (op 458*), maar waarvoor nog geen werkelijk bedrag (en dus geen overboeking op 416*) werd doorgestort/geboekt. Indien u deze bedragen zou optellen (bv. na export in Excel), zou dit moeten overeenstemmen met het saldo van de overeenkomstige 458* rekening.

.
Plaats de resultaatlijst in Excel via bovenstaande knop. In Excel totaliseert u de kolom “Nog door te storten” onderaan via ∑. Dit saldo vergelijkt u met de huidige stand van de 458-rekening op de balans algemene rekeningen. Voor u het Excel bestand afdrukt past u de pagina-instelling als volgt aan:
Kies in het Excel bestand voor Bestand à Pagina-instelling. Hierbij kiest u voor de optie “Liggend” en verhoogt u het percentage bij “Verkleinen/vergroten tot” naar 100% (standaard 46%).
Klik “OK” om te bevestigen.

Tip :

Indien er een bedrag door de dossierbeheerder ten onrechte was voorzien op het aktekostenblad in de kolom provisie, dan dient dit ook gecorrigeerd te worden. U gaat best als volgt te werk:

· U selecteert het aktekostenblad en klikt op de lijn die foutief is aangerekend.

· U klikt op de knop ‘Werkelijke kosten’. Bij ‘Betaald’ geeft u in dat u nul euro betaald. Indien deze kost niet behoort tot de forfaitaire aktekosten ((f)-lijn) en u wilt niks veranderen aan het totaal aangerekende aktekosten (u wenst het saldo op de cliënt ongewijzigd te laten), dan kiest U steeds ‘Voor eigen rekening’.

Opmerking :
Als u externe administraties (hypotheken, OVAM, Belgisch Staatsblad…) via de module “Betalingen aan externe administraties” opvolgt controleert u ook de daarbij horende 458-rekening via dezelfde zoeker.

6.13. Controle van de stand van uw lopende rekeningen bij externe administraties

Indien u uw lopende rekeningen bij externe administraties (zoals hypotheekkantoor, registratiekantoor, OVAM, …) opvolgt via ‘betalingen externe administraties’, kunt u best per maand de stand bij de betreffende administratie controleren. Kijk na of die stand overeenstemt met de stand op de 416-rekening (=provisierekening) en de stand in het betreffende dagboek externe administraties.
Vraag ook bij de hypotheekkantoren regelmatig een overzicht van hetgeen ze verwerkt hebben van uw provisierekening.

Is er een verschil, gebruik dan volgende mogelijkheden voor het opsporen van de fout :

Indien u met expeditie-opvolging werkt, controleer dan eerst de expeditielijnen die “Financieel te verwerken” zijn. Misschien hebt u er een aantal vergeten in te boeken.
Indien de werkelijke kost toch geboekt is in uw boekje, klik dan het vinkje aan en bewaar via F9.

Boek de hypotheekstukken steeds op datum van aflevering (indien datum onbekend boekt u op datum van ontvangst).

Indien een verschil is, drukt u beter het dagboek af via bovenstaande knop en vergelijkt u dit in detail met de lijst van de betreffende administratie. Voor de registratie controleert u best het lopend saldo per decade. Zo dient u enkel binnen die periode (10 dagen) af te punten met de lijsten van de administratie. Voor de hypotheken en de andere administraties controleert u maandelijks.

Indien u hypotheken aan het afpunten bent, is het belangrijk te weten dat u kunt zoeken in uw boekje (Financieel à Betalingen aan externe administraties). Op de lijst van hypotheken staat bv. een stuk met formaliteit ‘58-22/09/2011-10936’. U kunt dit niet direct terugvinden op de afdruk van uw boekje. U neemt de zoeker (of Ctrl+F) om te zoeken.
U zoekt op:

Op het resultaat merken we vlug dat deze kost werd geboekt op 22/09/2010.

U selecteert die lijn en via de knop “Kenmerken” past u de datum aan naar de datum van aflevering.

Indien er na controle nog een verschil is op uw provisierekening, dan corrigeren we dit in het betreffende boekje. Belangrijk is wel dat u eerst alle voorgaande controles hebt uitgevoerd.
U maakt het verschil tussen het saldo in uw boekje en het saldo die de administratie u bezorgde.
Via ‘2. Storting van provisie aan de externe administratie’ maken we een negatieve of positieve cheque (al naar gelang of de boni moet dalen of stijgen) met het bedrag van het verschil.

Deze cheque zal niet van ons bankrekening gaan. We punten deze af in een compensatieboekstuk (op dezelfde datum als de cheque) en boeken dit tegen (optie 5 boeken op een algemene rekening) op een resultatenrekening (klasse 6 of 7).

6.14. Zijn de eindejaarsboekingen geboekt ?

Controleer of alle eindejaarsboekingen (vb. afschrijvingen, …) geboekt zijn.
Indien men de provisierekeningen (OVAM, KFBN, …) niet via ‘Betalingen aan externe administraties’ correct opvolgt, dient men per kwartaal/boekjaar de situatie te inventariseren. Op basis van de staten van de betrokken instanties moet de boni weergegeven worden op de betreffende rekening uit de klasse 416 (diverse vorderingen) of de mali op de betreffende rekening uit de klasse 458 (diverse schulden). Er dient een diverse boeking aangemaakt te worden tussen de 619-rekening en de 416/458-rekening.

7. Definitief afsluiten van een boekjaar

Indien het boekjaar langer is dan een kalenderjaar, kunt u beter contact nemen met SDP voor assistentie bij de afsluiting van het boekjaar.

U kan ook zonder jaarafsluiting reeds boekingen inbrengen in het nieuwe jaar. De afsluiting kan op een later tijdstip gebeuren.

Het resultaat van het boekjaar wordt bepaald door klasse 6 en 7 op uw balans algemene rekeningen. Indien de provisies van uw lopende rekeningen (bij externe administraties) ook opgenomen zijn in klasse 6, dient u deze m.b.v. een boeking in een diversendagboek over te boeken naar klasse 4.

Vervolgens dient u het resultaat van het boekjaar dat u afsluit over te boeken (eveneens m.b.v. een boeking in een diversendagboek). In het geval van een eenmanszaak wordt het resultaat toegevoegd aan het eigen vermogen.
In het geval van een vennootschap moet men zich bij de bestemming van de winst of verlies baseren op de wettelijke bepalingen opgenomen in de statuten of de beslissingen van de algemene vergadering.

Indien u na het overboeken van het resultaat de “Balans algemene rekeningen” opnieuw afdrukt, staat ‘Totaal resultaatrekeningen’ op nul.

Merk op :

· Druk de historiek algemene rekeningen af van het af te sluiten boekjaar vóór u het boekjaar definitief afsluit ( via Algemene rekeningen à Historiek algemene rekeningen).

· Een boekjaar kan maar worden afgesloten zodra alle kwartalen voor dat boekjaar werden afgesloten. Gebruik indien nodig eerst het programma "Afsluiting kwartaal" (menu Periodieke bewerkingen). Deze regel geldt vanaf het (af te sluiten) boekjaar 2011. [zie ook ActaLibra 4.1 Documentatie.]

De module om het boekjaar definitief af te sluiten vindt u in het menu Periodieke bewerkingen à Afsluiting boekjaar. Dit programma werd in ActaLibra versie 3.40 herwerkt tot een eenvoudig dialoogvenster. Na aanduiding van het diversendagboek, meestal ‘DIV’, waarin de beginbalans van het nieuwe boekjaar moet worden geboekt, verlopen de overige stappen van deze jaarafsluiting volautomatisch (Creatie en verwerking eindbalans; creatie en verwerking van de openingsboeking voor het nieuwe boekjaar; en de blokkering van het afgesloten boekjaar).

Het programma "Afsluiting boekjaar" (menu Periodieke bewerkingen) werd uitgebreid in de versie 4.1 met de mogelijkheid om alle rapporten (journalen en historieken) voor een gans boekjaar in één beweging samen af te drukken. U kunt deze rapporten ook voor de voorbije (al dan niet afgesloten) boekjaren in één beweging afdrukken.

Info : Tot nader order is het niet de bedoeling om detailgegevens van afgesloten boekjaren te verwijderen uit de databank. O.a. dankzij het robuuste en snelle databanksysteem MS SQL Serverâ, kunnen de gegevens vele jaren bewaard blijven in de actieve databank.

ActaLibra Nieuwjaarswerken en controles 2011 - 2012

Beheerd door het SDP ActaLibra Team